Taksonomi adalah istilah yang populer untuk ilmu biologi. Namun istilah ini bisa digunakan untuk sistem pengelolaan dokumen perusahaan. Sistem taksonomi pada sistem ini adalah hierarki penyimpanan file. Sistem taksonomi memastikan adanya kolaborasi antar ruang pada folder penyimpanan Anda dan arsip yang Anda simpan.
Pengatur konten ini mengatur rute dokumen mengarah pada tempat yang tepat. Menggunakan fitur ini tentu akan membuat Anda tidak salah menempatkan pada folder firtual pada sistem. Ini akan memudahkan sistem menggunakan sistem taksonomi pada folder virtual Anda.
Misalkan jika pada proyek A Anda ada perjanjian kerjasama, maka otomatis dokumen itu akan ditempatkan pada subfolder perjanjian kerjasama. Begitupula dengan laporan keuangan. Apabila Anda membuat laporan keuangan tahun 2016 bulan mei misalnya, maka file tersebut akan disimpan dalam folder laporan keuangan sub folder tahun 2016. Begitu seterusnya.
Hal ini juga berlaku untuk laporan-laporan lainnya. Inilah yang disebut sebagai taksonomi pada sistem penyimpanan dokumen virtual. Sistem taksonomi pada folder virtual ini mampu menavigasi Anda untuk menyimpan sekaligus menemukan file yang Anda cari. Metode penyimpanan ini yang menjadi keunggulan utama dari penyimpanan dokumen dengan software tertentu.
Pasti dengan metode taksonomi ini akan membuat pekerjaan Anda menjadi lebih efektif. Keberadaan fitur navigasi berbasis metadata ini akan memudahkan Anda untuk mengunci pengaturan folder virtual untuk sistem taksonomi pada sistem penyimpanan file Anda.
Pengelolaan dokumen dengan metode taksonomi sebetulnya sudah cukup banyak digunakan pada sistem penyimpanan dokumen manual. Namun ketika diimplementasikan pada sistem yang otomatis tentunya lebih memudahkan Anda dalam menyimpan sekaligus mengakses.
Memang pada sistem manual, hal ini bisa dilakukan, namun membutuhkan waktu yang lama untuk mengaksesnya. Kelebihannya adalah jika komputer rusak, data tetap bisa diakses dengan perangkat berbeda.
Hal ini berbeda dengan sistem manual ketika komputer rusak atau kantor kebakaran, maka data Anda akan ikut hilang. Pada sistem, tidak akan terjadi demikian jika kantor kebakaran. Data Anda akan tetap utuh. Jika Anda butuh layanan jasa dokumen virtual, Reycom Documen Solusi akan membantu Anda.
.jpg)
.jpg)
Postingan
0 komentar:
Posting Komentar